Guía para separar tus finanzas personales de las de tu negocio

Ya hablamos sobre las consecuencias de mezclar las finanzas personales (el dinero con el que pagas tu renta, tu coche, la luz, la comida) con las finanzas de tu pyme.

Así que ahora te voy a explicar cómo hacerle para no caer o no volver a caer en este error.

No pasa nada si ya te equivocaste, lo importante está en identificar el error y solucionarlo.

Paso 1: nunca se es demasiado perfeccionista en la organización

La clave está en ser riguroso en la organización. No hay más.

Pero, ¿cómo lograrlo?

Casi casi te voy a pedir que te tatúes esta frase: ''apuntar TODO''.

Ya sea en una hoja de papel (guárdala muy bien) o en tu computadora, tienes que tener un registro más que perfecto de todo lo que entra, sale, se rompe, se repara, se compra, etc.

Pero ''apuntar TODO'' no solamente significa tener hojas y hojas de sumas, restas y un montón de números: todo debe estar en el lugar correcto.

De un lado lo de tu pyme y del otro, lo de tu día a día.

Es como lavar ropa.

Jamás mezclarías ropa de color con ropa blanca, ¿o sí? A menos de que quieras experimentar, esta siempre será una pésima idea.

Una vez que todo está separado, hay que saber dónde ponerlo.

Te voy a contar 3 herramientas que te serán de mucha ayuda.

Cualquier dueño de una empresa debe ser riguroso en la separación de sus finanzas, comenzando con tener productos y servicios bancarios independientes.

Básicamente, hay tres productos o servicios que tu pyme debería tener y que deberían mantenerse separados de aquellos que usted probablemente ya ha solicitado a título personal: una cuenta corriente, una cuenta de ahorro y una tarjeta de crédito empresarial.

Cuenta corriente

La idea es que pueda convertirla en el centro de operaciones financieras de su empresa, administrándola a través del portal en línea de su banco. Desde allí puedes desembolsar pagos de nómina y de proveedores, así como recibir cualquier recaudo producto de los negocios con tus clientes.

Además, hacer seguimiento de todos los movimientos y del estado de cuenta es mucho más fácil, pues los bancos le ofrecen reportes personalizados según los requerimientos de tu empresa.

Cuenta de ahorro

Cuando una empresa está comenzado y se encuentra en el proceso de consolidar su negocio es probable que el dinero para ahorrar no abunde.

Sin embargo, tener una cuenta de ahorros para construir un fondo a largo plazo es una estrategia de planeación interesante.

No solo puede darte un respiro en momentos difíciles, sino más importante aún, más adelante podrás dirigir esos recursos a una inversión que genere crecimiento.

Tarjeta de crédito empresarial

Las tarjetas de crédito empresariales están diseñadas como productos financieros específicos para empresas.

Las condiciones no son las mismas que la de su tarjeta de crédito personal y por lo tanto no debería usarlas indistintamente.

Lo más importante, sin embargo, es que una tarjeta empresarial es el primer paso para crear un historial de crédito independiente para su pyme.

Y ese historial es una de las puertas de acceso a créditos más grandes para el desarrollo de su negocio.

Paso 2: ¿Qué necesita mi negocio?

Este paso lo vamos a relacionar con el detergente con el que lavaremos nuestra ropa. Hay de muchos: para color, para ropa oscura, blanca, suavizantes, quita manchas...

Aquí, el banco es el jabón.

Entonces ¿debería tener ambas cuentas en el mismo banco?

No necesariamente.

Hacerlo puede ayudarlo a establecer una relación más cercana con su banco, que podría ser útil en algunas situaciones. Sin embargo, cuando se trata de su negocio lo más importante es encontrar las mejores condiciones y soluciones posibles.

Y puede que las encuentre en un banco distinto al suyo.

Te aseguro que si lavas tu ropa negra con detergente blanco, el resultado será muy desagradable, pues puede incluso arruinar la prenda de manera permanente y dejarla inservible.

Quizá ''X'' banco tiene mejores facilidades y tasa de interés porque tiene un producto especializado en pymes pero no te beneficia mucho en tus gastos personales porque el mínimo de saldo es demasiado alto, mientras que ''Y'' banco no te cobra anualidad si tus ingresos no exceden cierta cantidad, monto que definitivamente se excede de tan sólo pagar la nómina de tus empleados.

Dependiendo de la ropa, el detergente.

Dependiendo de la necesidad, el banco.

Paso 3: eliminar las líneas borrosas

Para separar sus finanzas y tener un panorama real sobre el territorio personal y el empresarial, hace falta saber identificar las líneas borrosas, que por ejemplo, pueden estar en gastos como alimentación, servicios públicos, telefonía móvil, viajes y transporte.

En general, el objetivo es no mezclar los bienes personales con los del negocio y mantener las facturas o los comprobantes de pago separados y organizados.

La razones para hacerlo son varias.

En primer lugar, le permite hacer seguimiento a sus gastos y diferenciarlos claramente. En segundo, le ayuda a crear presupuestos realistas para hacer planeación, y en tercera instancia, le ayuda a mantener la transparencia impositiva para sus finanzas personales y empresariales.

Esto último es especialmente importante para su pyme, porque le permite blindarse en caso de una auditoria tributaria y evitar posibles multas por irregularidades contables.

Finalmente, desconfié de los préstamos entre usted y su empresa.

A no ser que sea absolutamente necesario, no dependa de bienes o créditos personales para financiar su negocio, ni tome dinero de la empresa para financiar sus actividades personales.

En ambos casos, se trata de un mal hábito entre emprendedores y dueños de empresas que usted no debería reproducir.

Si te das cuenta, mantener las finanzas de tu empresa y las personales separadas y funcionando correctamente, no es tan difícil.

Únicamente se requiere organización.

El problema está en que la mayor parte de los dueños de pequeñas y medianas empresas fungen también como parte de a operación de su negocio, ya sea en ventas, administración, producción y en ocasiones hasta en entregas, lo que les quita valioso tiempo para tomar decisiones estratégicas como lo son las cuentas bancarias.

Un capitán siempre necesita una tripulación; él sólo no podría.

Por eso es imprescindible que como pequeño o mediano empresario, te rodees de gente experta cuyo punto de vista objetivo y desde afuera, como los coaches de negocios, que puede ayudarte a tomar mejores decisiones para tu negocio mientras ves los frutos de tu esfuerzo y dedicación.

Espero que esta información haya sido de ayuda y si te quedaste con alguna duda, no olvides ponérmelo en los comentarios.